Anpassung interner Prozesse für einen Finanzdienstleister

Aus dem Inhalt

Unternehmerische Antworten auf Corona. Ein Erfahrungsbericht

Mit Beginn der Corona-Krise wurde von der Geschäftsführung beschlossen, den größten Teil der Belegschaft via Home-Office arbeiten zu lassen; am Standort verblieb nur eine Rumpfbelegschaft. Aufgrund der günstigen Voraussetzungen (viele Notebook Nutzer, eigene IT-Abteilung) konnte dies relativ schnell umgesetzt werden. Fehlende Hardware wurde zugekauft.

Technische Anpassung an die Home-Office-Situation

Mit Dauer der Krise wurde ein massives Entwicklungsprogramm zur Anpassung der internen Prozesse auf die Home-Office Situation nötig. Technisch geschah die Anpassung zunächst mit Standard Software. Alle Arbeitsplätze wurden mit Webcams ausgestattet.

Anpassung der Kommunikation

Abteilungsmeetings fanden nur noch online statt. Auch der weitere Austausch unter den Mitarbeitern verlagerte sich auf die digitale Kommunikation. Mitarbeiterinformationen und Schulungen finden nur noch online, Meetings am Standort nur selten statt.

Auswirkungen auf die einzelnen Bereiche

Auf die einzelnen Bereiche hatte dies folgenden Auswirkungen: Die Produkte wurden durch externen Zukauf schneller KI-fähig gemacht. Der Bereich der Entwicklung konnte somit komplett in das Home-Office verlagert werden. Auch die Bereiche Sales, Consulting und Marketing können gut via Home-Office arbeiten, da sich auch auf der Kundenseite der Kommunikationsweg verlagert hat. Auf Dienstreisen wird nur noch in Einzelfällen zurückgegriffen. Im Bereich HR konnten ebenfalls viele Prozesse digitalisiert werden; Bewerber- und Zielvereinbarungsgespräche z.B. finden nun online statt. Nur die Kernbereiche IT, Backoffice und Finanzen sind noch mit minimaler Besetzung vor Ort.

Beschleunigung von KI-Projekten

Bereits vor der Krise begonnene Projekte zur Optimierung der internen Prozesse wurden beschleunigt und sogar vorgezogen. Die im Einsatz befindliche Software für den Bereich Sales wurde aufgerüstet und weitere Schnittstellen implementiert. Auch die Investition in eine Software zur Projektsteuerung wurde vorgezogen, um die Kommunikation zwischen Sales, Consulting, Entwicklung und Backoffice zu vereinfachen und zu verbessern, da sich bestehende Schwachstellen durch die Home-Office-Situation verstärkt gezeigt hatte. Ein weiteres KI-Projekt wurde dieses Jahr zur Einbindung in Cloud-Lösungen gestartet. Ziel ist die digitale Verarbeitung und Speicherung von Eingangsrechnungen vom Eingang bis zur Verbuchung. Langfristiges Ziel ist hier das “ papierlose Büro „. Da sich zeigt, dass die Home-Office-Lösung besser funktioniert als ursprünglich gedacht, wird diese Arbeitsorganisation in Zukunft beibehalten.

Zusammenfassung

Nicht nur haben Mitarbeiter das Home-Office für sich entdeckt, auch das Unternehmen hat das Sparpotential durch die Digitalisierung der Kommunikation erkannt. Die Kosten für Büroflächen und Dienstreisen können so massiv gesenkt werden. Dies bedeutet für die Unternehmen aber auch neue Herausforderungen in den Bereichen der Personalführung, der Arbeitsorganisation und der Teambildung. Durch die nun überwiegende Nutzung der digitalen Kommunikation (E-Mail, Videokonferenz) fehlt der gewohnte persönliche direkte Kontakt des Vorgesetzten zum Mitarbeiter und auch unter den Kollegen. Strukturen, Arbeitsvorgänge und das Arbeiten als Team müssen im weiteren Verlauf entsprechend angepasst werden, um weiterhin den gleichen Arbeitserfolg zu erzielen. Durch den Einsatz branchenspezifischer Software-Tools können hier Lösungen gefunden werden, die neue Wege der Kommunikation ermöglichen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die geplante Digitalisierung des Unternehmens durch die Krise früher und schneller stattgefunden hat.